Détail d'une note de frais
Le détail d'une note de frais : informations, dépenses ligne par ligne avec catégorie, compte PCG et TVA, justificatif PDF, et les boutons du circuit de validation. En cours de mise à jour
Le détail d'une note de frais porte ses informations (numéro, titre, date, statut), ses montants (total HT, TVA, total TTC), ses dépenses ligne par ligne et son justificatif. C'est ici que la note suit son circuit.
Ajouter une dépense
Le bouton Ajouter une dépense demande un libellé, une date, un montant TTC, une catégorie et un taux de TVA parmi 0, 5,5, 10 et 20 pour cent. La catégorie apporte son compte PCG : vous voyez donc, ligne par ligne, sur quel compte la dépense sera imputée.
Une note sans dépense vous invite à ajouter la première : c'est un écran en attente, pas un écran cassé.
Le circuit, bouton par bouton
Les actions disponibles suivent le statut : Soumettre envoie la note à validation, Valider ou Rejeter tranchent, Marquer remboursé clôt le cycle.
Rejeter n'est pas supprimer : la note reste, avec son historique. C'est ce qui permet d'expliquer plus tard pourquoi une dépense n'a pas été prise en charge.
Le justificatif
Le bloc Justificatif affiche la pièce jointe et propose de l'ouvrir en PDF. Quand rien n'est joint, il le dit. Une note validée sans justificatif est une note que vous ne pourrez pas défendre en cas de contrôle : le bloc est là pour que l'absence se voie.
Bon à savoir
Le champ Notes sert aux précisions qui ne tiennent pas dans un libellé : le motif du déplacement, le nom du client visité, la raison d'un montant inhabituel. C'est ce qui rendra la ligne compréhensible dans un an.