01 Avant de commencer
Contexte
Un client vous contacte pour une prestation planifiée sur plusieurs séances. Vous voulez sécuriser l'engagement par une signature et un acompte, puis facturer le solde une fois la prestation réalisée.
- Qui : le gérant ou un utilisateur au rôle Gestion.
- Quand : dès la demande du client, avant toute séance.
- Déclencheur : une demande de devis, par téléphone, par formulaire ou depuis un lead CRM.
- Durée du cycle : de quelques jours à plusieurs mois.
Prérequis
- Votre entreprise est paramétrée : raison sociale, coordonnées, logo, mentions légales, CGV.
- Vos taux de TVA et votre plan comptable sont renseignés.
- Vos prestations et articles existent au catalogue, avec un prix hors taxes.
- Votre numérotation est initialisée (elle l'est par défaut à la création de la structure).
- Optionnel : connecteur de signature électronique et connecteur de paiement en ligne activés.
- Votre rôle autorise les écritures financières (Administrateur, Gestion ou Comptabilité).
Attendu à l'issue du scénario
- Un devis signé électroniquement, archivé en GED.
- Une facture d'acompte et une facture de solde, numérotées en séquence annuelle continue, toutes deux PAYEE.
- Les liens devis vers factures visibles dans les deux sens.
- Les écritures comptables correspondantes au journal, exportables en FEC.
- Le cas échéant, un avoir rattaché à sa facture d'origine, avec motif.
- Une chaîne d'intégrité NF525 intacte de bout en bout.
02 Déroulé pas à pas
01
Création du devis
Devis › Nouveau devis
Sélectionner le client, puis l'animal concerné. Si le client n'existe pas, le créer sans quitter l'écran.
Choisir le modèle de devis correspondant à votre métier (bilan comportemental, forfait toilettage, séjour en pension...).
Ajouter les lignes : prestations et articles, avec quantité, prix hors taxes et taux de TVA.
Renseigner les conditions de paiement (comptant, échéance 30 jours) et le mode de règlement attendu.
Le numéro est attribué automatiquement par le serveur, au format annuel DEV-2026-0042. Vous ne le saisissez jamais.
Prévisualisation PDF avec votre charte : logo, couleurs, mentions légales et CGV en annexe.
✓ Résultat observable : le devis existe au statut BROUILLON, numéroté, avec un total TTC calculé.
💡 Bonne pratique : Le numéro de devis est annuel et continu. Un trou dans la séquence signale un devis supprimé : préférez l'annulation à la suppression.
02
Envoi et signature électronique
Devis › Fiche devis › Envoyer
L'envoi par courriel joint le PDF et un lien vers le portail client.
Option signature électronique : le devis part en circuit de signature, le client signe depuis son téléphone ou son ordinateur.
La signature est horodatée et qualifiée eIDAS. Elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, avec une traçabilité supérieure.
À la réception de l'événement de signature, le statut passe seul de ENVOYE à SIGNE.
Le PDF signé est archivé en GED, sur disque, classé par structure.
✓ Résultat observable : statut SIGNE et PDF signé consultable depuis la fiche devis.
⚠ Attention : si le statut reste à ENVOYE alors que le client affirme avoir signé, vérifiez d'abord le journal de signature de la fiche : l'événement peut être en attente de réception.
03
Facture d'acompte
Devis signé › Générer une facture d'acompte
Choisir le pourcentage d'acompte. La valeur par défaut est de 30 %, paramétrable.
La facture est numérotée FAC-2026-0078, conforme NF525 : numérotation continue, aucune modification après émission.
Le lien devis vers facture est enregistré : depuis la facture, vous voyez toujours de quel devis elle provient, et inversement.
L'envoi inclut un lien de paiement en ligne.
L'encaissement bascule la facture en PAYEE et génère l'écriture comptable (client, acompte reçu, TVA collectée).
✓ Résultat observable : facture d'acompte émise, réglée, écriture passée, lien vers le devis visible des deux côtés.
⚠ Attention : une facture émise ne se modifie jamais et ne se supprime jamais. La seule voie de correction est l'avoir (étape 8) ou l'annulation par la route applicative, qui préserve la chaîne d'intégrité.
04
Réalisation de la prestation
Devis signé › Générer les séances
Les séances planifiées sont créées en lot depuis les lignes du devis.
Chaque séance réalisée passe en REALISEE.
Le client suit l'avancement en temps réel depuis son portail.
Les comptes rendus sont envoyés automatiquement après chaque séance.
✓ Résultat observable : toutes les séances du devis sont au statut REALISEE, le solde restant à facturer est calculé.
05
Facture de solde
Facturation › Facturer le solde
Le solde est calculé automatiquement : total du devis moins acompte déjà encaissé.
L'acompte apparaît en déduction sur le PDF, avec le numéro de la facture d'acompte d'origine.
Même numérotation annuelle continue, même interdiction de modification après émission.
✓ Résultat observable : la somme acompte plus solde égale exactement le total TTC du devis signé.
💡 Bonne pratique : vérifiez ce contrôle d'égalité sur votre première facture avec acompte : c'est le meilleur test de votre paramétrage de TVA.
06
Encaissement et rapprochement
Règlements › Saisir un règlement
Le règlement peut être saisi manuellement (chèque, virement, espèces) ou remonté automatiquement par le prestataire de paiement.
Un règlement peut couvrir plusieurs factures, une facture peut recevoir plusieurs règlements.
Chaque règlement enregistré est signé dans la chaîne d'intégrité NF525.
Le solde client se met à jour immédiatement.
✓ Résultat observable : la facture est PAYEE, le solde client reflète le reste dû réel.
07
Relances des impayés
Impayés › Relances
Le tableau des impayés liste les factures échues, triées par ancienneté.
Trois niveaux de relance : rappel courtois, mise en demeure, recouvrement.
L'envoi peut être déclenché en lot, chaque relance étant tracée sur la fiche facture.
Une facture réglée sort automatiquement du tableau.
✓ Résultat observable : chaque facture échue porte l'historique daté de ses relances.
08
Avoir total ou partiel
Facture › Émettre un avoir
Un avoir se crée toujours depuis la facture d'origine, jamais à part.
Avoir total : annule intégralement la facture. Avoir partiel : ne porte que sur les lignes ou le montant à corriger.
Le motif est obligatoire et figure sur le PDF.
L'écriture de l'avoir est atomique : soit l'avoir est enregistré en entier, soit rien ne l'est. Un incident en cours d'écriture ne laisse jamais d'avoir partiel en base.
La facture d'origine reste intacte. L'avoir la neutralise, il ne la réécrit pas.
✓ Résultat observable : avoir numéroté et rattaché à sa facture, TVA régularisée, chaîne d'intégrité NF525 intacte.
⚠ Attention : ne tentez jamais de corriger une facture par une modification directe en base. La chaîne d'intégrité NF525 le détecterait et l'exercice deviendrait non conforme à un contrôle.
09
Écritures comptables et export
Comptabilité › Journal, puis Export FEC
Chaque facture, avoir et règlement génère son écriture au journal, selon votre plan comptable.
L'export FEC produit le fichier attendu par l'administration fiscale.
Les dates exportées sont normalisées : la date de la pièce est celle enregistrée, indépendamment du fuseau horaire du poste qui consulte.
✓ Résultat observable : le FEC s'ouvre sans erreur de format et le total des écritures équilibre.
10
Clôture et archivage
GED › Documents commerciaux
Devis signé, factures, avoirs et relances sont archivés dans la GED, sur disque, classés par structure et par année.
Les documents restent consultables depuis la fiche client comme depuis la fiche animal.
L'archivage suit la durée de conservation déclarée dans votre registre RGPD.
✓ Résultat observable : le cycle est complet et auditable : du devis à l'écriture comptable, chaque pièce est retrouvable en deux clics.
03 Points de contrôle
Quatre vérifications qui prouvent que le cycle s'est bien passé. Faites-les au moins une fois, sur votre premier dossier réel.
1. Égalité des montants. Acompte plus solde égale le total TTC du devis signé. Un écart de quelques centimes signale un arrondi de TVA mal paramétré.
2. Continuité de la numérotation. Sur l'année en cours, la séquence des factures est continue et sans trou. C'est l'exigence centrale de la NF525.
3. Traçabilité croisée. Depuis la facture, le devis d'origine est cliquable. Depuis le devis, les factures issues sont listées.
4. Équilibre comptable. Le journal équilibre, et l'export FEC s'ouvre sans erreur de format.
04 Cas limites et erreurs fréquentes
Le client refuse de signer. Laissez le devis en ENVOYE puis passez-le en REFUSE. Ne le supprimez pas : le numéro serait perdu et créerait un trou dans la séquence.
Vous avez facturé le mauvais client. N'annulez pas par suppression. Émettez un avoir total, avec le motif, puis refacturez le bon client. La facture erronée reste en base, neutralisée.
La prestation s'arrête en cours de route. Facturez le solde au prorata des séances réalisées, ou émettez un avoir partiel sur l'acompte si aucune séance n'a eu lieu.
Le règlement arrive avant la facture. Saisissez le règlement comme acompte client, il se rapprochera de la facture à son émission.
Une date semble décalée d'un jour. Ce comportement a été corrigé : les dates sont désormais normalisées à la lecture comme à l'écriture. Si vous le constatez encore, signalez-le, c'est un bug.