Détail d'une séance
Le détail d'une séance : client, animal, intervenant, planification, prestations, compte-rendu et pièces jointes. C'est ici que vous créez une séance, que vous la complétez une fois réalisée et que vous la préparez à être facturée. En cours de mise à jour
Le détail d'une séance réunit tout ce qui la définit : le client et son animal, l'intervenant qui la réalise, la planification, les prestations facturables, le compte-rendu et les pièces jointes. Une séance porte l'un des statuts Planifiée, Réalisée, Annulée ou Absent, et peut donner lieu à un devis puis à une facture. C'est aussi ici que vous créez une séance, puis que vous la complétez une fois réalisée.
Créer une séance
L'écran de création se lit de haut en bas ; son titre s'adapte au métier (une visite pour un pet-sitter, une garde pour une pension, une consultation, un cours, un rendez-vous).
- Type : la liste des types dépend du métier concerné. Champ obligatoire.
- Statut : Planifiée par défaut. Champ obligatoire.
- Intervenant assigné : qui réalise la prestation.
- Client et Animal : choisissez le client, puis l'animal. Un champ Contact permet de rattacher le bon interlocuteur ; il se choisit une fois le client sélectionné.
- Planification : date et heure de début, date et heure de fin, durée en minutes (calculée depuis le début et la fin ; la corriger décale l'heure de fin) et lieu (à reprendre d'une source d'adresse, ou à saisir librement).
- Facturable : un choix Oui ou Non. Non convient à une séance offerte, une reprise ou un rendez-vous de courtoisie : elle reste dans votre planning et votre historique sans peser sur le chiffre d'affaires.
- Prestations facturables : + Ajouter une ligne reprend un article tarifé, ou saisit une Ligne libre (libellé et prix à la main) ; chaque ligne porte une quantité, un prix HT et une TVA, et l'écran affiche le total. Sans aucune ligne, la séance se crée sans montant.
- Objet et Note interne : l'objet décrit la séance, la note interne ne sort jamais vers le client.
Compléter une séance réalisée
Une fois la prestation faite, ouvrez la séance pour la compléter :
- le compte-rendu (À rédiger tant qu'il est vide), c'est le texte de fond de la séance ;
- les photos et pièces jointes (jusqu'à 9,99 Mo par fichier), utiles pour montrer une évolution ou conserver une preuve ;
- les prestations, dont le tableau affiche le total HT et le total TTC. Sur le détail, ces lignes sont en lecture seule : elles se saisissent à la création.
L'en-tête porte le statut (que vous pouvez changer), un bouton Générer devis (puis un lien vers le devis, et vers la facture une fois émise) et un bouton Suivi CAC qui ouvre le suivi des Critères d'Avancement Comportemental. Un lien Bilan complet apparaît pour une séance de bilan comportemental.
Autour, plusieurs blocs. Le bloc Client propose un lien Voir la fiche. Les blocs Intervenant et Parcours ne se contentent pas de rappeler le contexte : ils permettent de réassigner l'intervenant et de lier ou délier un parcours. Les blocs Animal, Formule et Facturation complètent le tableau ; le décompte d'une formule se fait au passage en Réalisée, et se recrédite si la séance en ressort.
Les blocs propres à votre métier
Selon le métier de la séance, des blocs supplémentaires apparaissent :
- Bénéficiaires de la séance pour la médiation animale : les personnes accompagnées rattachées à la séance, avec leurs données protégées (RGPD) ;
- Contrat de garde pet-sitter pour une garde pet-sitter, une fois un devis attaché : la prestation reste bloquée tant que le contrat n'est pas signé ;
- Grille d'observation pour les métiers à objectifs (éducateur, sport canin, centre équestre, médiation), avec un onglet Saisie et un onglet Progression ;
- Fiche de soin toilettage pour le toilettage : prestations réalisées, produits utilisés, état du pelage, durée et observations. Pour ce métier, les allergies et contre-indications déclarées sur la fiche de l'animal sont rappelées avant la prestation ;
- Affectation box pour une pension ou un centre équestre : réserver ou libérer un box sur la plage de la séance.
Si un bloc attendu n'apparaît pas, la cause est presque toujours le type de séance choisi, un métier non activé, ou une condition propre au bloc (par exemple un devis pas encore établi pour le contrat de garde).
Supprimer une séance créée par erreur
Le bouton Supprimer est réservé aux séances créées par erreur : la suppression ne laisse rien. Une séance qui n'a pas eu lieu se solde plutôt par le statut Annulée ou Absent, ce qui conserve la trace de votre créneau et de ce qui s'est passé. La suppression est d'ailleurs refusée si la séance est rattachée à un devis ou une facture : la pièce doit être conservée (obligation NF525), et le statut Annulée est alors la bonne voie.
Bon à savoir
Deux messages signalent que la séance n'a pas pu être affichée. Séance introuvable signifie qu'elle n'existe plus, en général parce qu'elle a été supprimée. Lecture impossible signale une erreur de chargement : la séance existe toujours, rechargez l'écran avant de vous inquiéter.