Formules et forfaits de séances
Gérer le catalogue de formules et suivre les formules souscrites par vos clients (séances utilisées et restantes). En cours de mise à jour
Cet écran réunit trois onglets : le catalogue des formules que vous proposez, les souscriptions actives de vos clients, et l'historique des souscriptions terminées. Une formule est un ensemble de séances vendu d'avance, par exemple un pack de dix séances. Pour chaque souscription, l'écran montre le nombre de séances déjà utilisées et le nombre restant ; le restant ne se saisit pas, il se déduit toujours du total souscrit moins les séances consommées.
Le catalogue des formules
L'onglet Catalogue liste les formules que vous vendez et permet d'en créer, d'en modifier ou d'en retirer. À la création, vous renseignez un libellé, une référence, une durée de consommation en jours (le temps laissé au client pour utiliser ses séances) et un taux de TVA. Vous pouvez composer la formule à partir de plusieurs lignes (des articles de votre catalogue ou des lignes libres), chacune portant sa quantité, son prix unitaire et son nombre de séances : le prix total et le nombre de séances sont alors calculés. À défaut de composition, vous saisissez simplement un nombre de séances et un prix. Le bouton "Utiliser dans devis" reprend la formule dans un nouveau devis. Retirer une formule utilisée dans des devis ou factures l'archive (elle sort de la liste) au lieu de la supprimer, pour ne pas casser l'historique.
Les souscriptions et le solde de séances
L'onglet Souscriptions actives montre, par client et par animal, la formule souscrite, les séances utilisées et le restant (avec une barre de progression), la date d'expiration et le statut. Consommer une séance, c'est rattacher une séance réalisée à la formule : le compteur des utilisées monte et le restant baisse d'autant. Ce rattachement est automatique. L'onglet Historique regroupe les souscriptions terminées (épuisées, expirées ou annulées).
Annuler un décompte
Comme le décompte est automatique, l'écran n'ajoute pas de séance à la main : le bouton proposé sur une souscription annule un décompte, autrement dit il rend une séance au solde du client. C'est un geste de correction, qui passe par une confirmation. Il apparaît dès qu'au moins une séance a été consommée, y compris sur une formule épuisée (que l'on retrouve dans l'historique).
Bon à savoir
Le solde restant ne peut pas descendre sous zéro : une formule épuisée est refusée plutôt que de passer en négatif. Si un client a besoin de séances supplémentaires, la voie est une nouvelle souscription, pas un solde forcé.
Dans l'application, une formule s'appelle aussi, selon les écrans, un "forfait" ou un "abonnement" : ces mots désignent la même chose, un ensemble de séances payé d'avance et consommé au fil du temps. En revanche, un "programme de suivi" n'est pas une formule : c'est un plan de travail, semaine par semaine, pour un animal, qui n'est pas facturé. La formule est ce que vous vendez (facturé) ; le programme de suivi est le plan de travail (non facturé) qui organise les séances sans les vendre.
Le taux de TVA d'une formule et son régime (assujetti, ou franchise en base) déterminent ce qui figure sur les devis et factures : cette fiche décrit l'écran, pas la réglementation. Le régime applicable à votre structure relève de votre comptable.
